Social Media Guidelines: Wie bewege ich mich geschäftlich korrekt im Social Web?

Mit der steigenden Nutzung der verschiedenen Social-Media-Dienste durch die Internetgemeinde steigt auch das Interesse von Unternehmen an diesem neuen Kanal. Wie aber können Mitarbeiter Social Media unternehmensorientiert nutzen?

Zum einen wollen die Unternehmen ihre Botschaften natürlich auch in Facebook, Twitter und Co. entsprechend platziert wissen, um die Chancen aus dem Dialog mit den Usern zu nutzen. Auf der anderen Seite müssen Prozesse geschaffen werden, um die Risiken, die aus den nutzergenerierten Inhalten für die Marke, die Produkte und die Mitarbeiter entstehen, zu minimieren.

Social Media Guidelines sind dabei ein wichtiges Steuerungsinstrument. Sie geben den Mitarbeitern eines Unternehmens die Leitplanken vor, in denen sie sich beruflich im Social Web bewegen dürfen. Gleichzeitig kommunizieren die Guidelines natürlich auch die Philosophie eines Unternehmens im Bereich Social Media.

Diese Leitplanken helfen dem Unternehmen die Kontrolle über den externen Dialog wiederzugewinnen, die mit Social Media und User Generated Content verloren gegangen ist. Zusätzlich befruchten sie die Nutzungsverhalten, die helfen die Unternehmensreputation zu stärken und zu schützen.

Guideline hilft Mitarbeitern
Die Social Media Guideline hilft aber nicht nur dem Unternehmen: Gerade während der Weihnachtszeit ist es nicht mehr unüblich, dass Mitarbeiter Fotos von Weihnachtsfeiern des Unternehmens in Social Networks wie Facebook oder flickr – mehr oder weniger – öffentlich zugänglich machen. Häufig ist es den „Herausgebern“ dabei nicht einmal bewusst, dass die Inhalte, welche sie auf den Diensten einstellen, öffentlich zugänglich sind. Optionen zur Privatsphäre sind zwar bei einigen Diensten vorhanden, werden aber noch zu selten genutzt. Die Geschwindigkeit der Verteilung der Inhalte ist so schnell, dass es oft nicht reicht, die Inhalte nachträglich zu löschen, da diese durch Freunde auf anderen Plattformen weiterverteilt worden sind.

Hier hilft eine Social Media Guideline in zweierlei Hinsicht: Erstens kann das Unternehmen deutlich machen, dass es nicht möchte, dass diese Art von Inhalten allen öffentlich zugänglich gemacht wird – oft ist dies auch im Sinne anderer Mitarbeiter, die auf den Fotos dargestellt werden. Zweitens wird so das Bewusstsein des Mitarbeiters verstärkt, welche Auswirkungen die Inhalte im Social Web haben können. Die Social Media Guideline dient somit auch als Leitfaden und soll den Mitarbeiter vor nachteiligen Handlungen schützen.

Aufbau der Social Media Guideline
Es gibt keine generellen Regeln, kein Richtig oder Falsch, wie eine Unternehmensrichtlinie in Bezug auf Social Media auszusehen hat. Jedes Unternehmen sollte für sich entscheiden, was ihm wichtig ist und welche Regeln und Anmerkungen es für nötig hält. So gibt es Unternehmen, die ihre Richtline sehr kurz halten, aber auch welche, die sich über mehrere Seiten erstrecken. Hier kommt es vor allem auf die Unternehmensphilosophie, die Länder, in denen die Social Media Guidelines eingesetzt werden, und die generelle Social-Media-Affinität der Mitarbeiter an.

Generell empfiehlt es sich, die Social Media Guideline so kurz wie möglich zu halten oder diese in zwei Teile zu splitten: Der erste Teil enthält alle Regeln kurz auf den Punkt gebracht und der zweite Teil ausführlichere Informationen. Ergänzt werden kann der ausführliche Teil mit Tipps und FAQ zu den wichtigsten Social-Media-Diensten. Dies ist gerade für Mitarbeiter interessant, die nicht Social-Media-affin sind, und bietet diesen die Chance, sich mit dem Thema Social Media tiefer auseinanderzusetzen.

Die Social-Media-Richtlinie sollte so veröffentlicht werden, dass jeder Mitarbeiter diese aufrufen bzw. lesen kann. In den meisten Fällen genügt eine Veröffentlichung im Intranet. Besonders mutige Unternehmen stellen diese, für jeden sichtbar, ins Internet. Auch Mitarbeiter, die nicht über einen geschäftlichen Intranetzugang verfügen, sollten die Möglichkeit haben, diese zu lesen. Hier empfiehlt es sich, die Richtlinie den Mitarbeitern in gedruckter Form zur Verfügung zu stellen. Somit ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter die Regeln kennen, auch wenn sie nur in ihrer Freizeit Social Media nutzen – private und berufliche Inhalte verschwimmen ja immer mehr im Social Web.

Zentrale Anlaufstelle
Wichtig ist es, neben den Social Media Guidelines einen zentralen Ansprechpartner zum Thema Social Media zu definieren. An diesen können sich die Mitarbeiter wenden, wenn sie Fragen zu der Guideline bzw. zum Social Web haben. Das bedeutet aber auch, dass der Ansprechpartner fit im Umgang mit Social Media sein muss. In vielen Fällen bietet sich ein Verantwortlicher aus der Unternehmenskommunikation und/oder der Onlineabteilung an – diese Aufgabe kann aber auch von Externen wahrgenommen werden.

Fazit:
Social Media ist mehr als nur ein Hype, es ist ein immer wichtiger werdender Kommunikationskanal. Schon heute können sich die meisten Unternehmen dem Social Web nicht mehr entziehen. Nutzer diskutieren aktiv über das Unternehmen und die Marke/-n. Oft sind diese Nutzer Mitarbeiter des Unternehmens, die sich mit anderen austauschen. Die Social Media Guideline hilft dem Mitarbeiter dabei, das Social Web aus Unternehmenssicht besser zu verstehen. Gleichzeitig bieten sie den Schutz, den ein Mitarbeiter braucht, um sich geschäftlich korrekt im Social Web bewegen zu können. Für das Unternehmen bringt die Social Media Guideline Sicherheit für die Kommunikation seiner Mitarbeiter im Social Web. Des Weiteren können die entstehenden Vorteile des Social Web für das Unternehmen und die Marke positiv genutzt werden.


Hier gibt es die komplette Broschüre "Social Media Tips" als Download: http://www.kodak.com/US/images/en/corp/aboutKodak/onlineToday/Social_Media_9_8.pdf

Links zu ähnlichen Themen:

Experte: Herr Simon Loebel

Simon Loebel ist geschäftsführender Gesellschafter der SF eBusiness GmbH und dort für den Bereich Beratung Strategie & Konzept verantwortlich. Seit mehr als 12 Jahren ist er in der Beratung von großen Unternehmen in allen Facetten der digitalen Kommunikation tätig.