Autor: Birgit Lutzer
Letzte Aktualisierung: 26.05.2004
Einige Tipps für die Vorbereitung zur Pressekonferenz
Eine Pressekonferenz bietet sich dann an, wenn Sie ein komplexes Thema übermitteln möchten – möglicherweise auch gemeinsam mit mehreren Vertretern oder Kooperationspartnern Ihres Betriebs. Eine Pressekonferenz ist zudem ein guter Anlass, den persönlichen Kontakt zu den Medienvertretern zu pflegen.
Die Einladung
Bei der Einladung sind folgende Punkte zu beachten:
- Die Einladung sollte etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Sie sollte die Antworten auf die fünf W-Fragen (wer, was, wann, wie, warum) enthalten und kurz den Anlass sowie Referenten nennen.
- Eine Fax-Antwort oder Karte liegt bei, damit sich die Journalisten anmelden können.
- Den Absagenden kann man darauf die Option anbieten, die auf der Konferenz ausgegebenen schriftlichen Unterlagen nachträglich per Post anzufordern.
Die Pressekonferenz sollte ungestört von Lärm und Telefonanrufen abgehalten werden und ist eine Veranstaltung ausschließlich für die Medienvertreter.
- Legen Sie den Beginn nach Möglichkeit auf den Morgen, denn dann haben Sie die Chance, sofort am nächsten Tag mit einem Artikel in der Zeitung erwähnt zu werden.
- Die Pressekonferenz sollte nicht länger als eine Stunde dauern, denn die meisten Journalisten stehen häufig unter Zeitdruck.
- In den ersten 20 Minuten geben die Redner ein kurzes Statement ab, welches aber nicht länger als fünf bis acht Minuten dauern sollte.
- Im Anschluss an die Statements haben die Journalisten die Möglichkeit, ihre eventuell noch offenen Fragen zu stellen.
Anschließend erhält jeder Medienvertreter eine Pressemappe. Darin befinden sich Fotos, eine Liste der Redner (Name, Titel und Funktion im Betrieb) mit Kurzfassung des Statements, eine ausformulierte Presse-Info zum Thema der Konferenz und eventuell eine Broschüre über Ihr Unternehmen. So hat es der Pressevertreter leichter, einen Bericht zu schreiben oder zu produzieren.
Häppchen und Getränke?
Wenn Sie möchten, dass sich die Journalisten besonders wohl fühlen (was durchaus zu einer positiven Berichterstattung beitragen kann), können Sie noch ein kleines Büffet mit belegten Brötchen und dazu Kaffee, Tee, Säfte und Mineralwasser anbieten.
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Experte: Frau Birgit Lutzer
Birgit Lutzer kennt sowohl die Tätigkeit von Redakteuren als auch die Arbeit der Public-Relations-Spezialisten aus eigener Erfahrung. Zunächst war sie als „rasende Reporterin“ für ein Stadtmagazin tätig – voller Interesse an spannenden Storys und skurrilen Menschen. Nach Abschluss Ihres Literaturwisschafts-Studiums machte sie sich 1996 als PR-Beraterin und Pressereferentin selbstständig. Inzwischen führt sie die Marketing-Agentur Lutzertrain, zu der auch ein Trainingsinstitut gehört. Birgit Lutzer hat als Autorin Fachbücher zu Marketing- und PR-Themen veröffentlicht und ist als Ghostwriter tätig.
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